”Ta fram en gemensam målbild”
Att myndigheter och kommuner samverkar skapar många fördelar för användaren, men innebär en del utmaningar för de inblandade organisationerna. För att lyckas behöver man välja ut rätt personer, ha förståelse för varandras olikheter och se metoder som ett stöd och inte ett självändamål, menar Hans Ekstål från Bolagsverket.
Verksamt.se är ett uppmärksammat samverkansprojekt inom offentlig sektor. På webbplatsen samlar Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket e-tjänster, verktyg och information som gör det enklare för den som driver eller vill starta företag. Att projektet har lyckats beror på stort engagemang och ett stort mått av flexibilitet.
- Det allra viktigaste är att välja ut personer som är motiverade till att samverka och tycker det är kul, råder Hans Ekstål.
Att rekrytera rätt personer är inte alltid så lätt, eftersom ett samverkansprojekt inte alltid är bra för karriären, menar han.
- Hos många myndigheter har man inte tänkt igenom hur man samverkar. Det är något man gör för att man måste och för att det ”ligger i tiden”. När du ingår i ett samverkansprojekt är du inte heller helt synlig hemma på myndigheten.
Kopplat till att välja rätt personer betonar han också vikten av att ta fram, äga och förvalta en gemensam målbild. Alla har med sig erfarenheter från sin egen organisation när man går in i ett samverkansprojekt, vare sig det gäller uppdrag, arbetssätt eller kultur. Detta måste projektmedlemmarna kunna förstå och i vissa fall frigöra sig från.
- Om motivationen finns kvar hos den egna myndighetens interna mål och man är bunden vid dem, blir det ett ställningskrig, säger Hans Ekstål. Varje gång vi underskattat att träffas och prata gemensam målbild har det straffat sig. De små besluten blir fel och det funkar inte.
En förutsättning är också att den som går in i projektet har en lyhörd ledning, mandat och förhandlingsutrymme. Som projektmedlem får man delvis en annan bild av vad som är viktigt. Det viktiga för verksamt.se har varit att generera nytta, även om det kolliderat med vad som står i regleringsbrevet. Regelverk och finansiering är andra utmaningar som kan dyka upp.
- Vi i programledningen har blivit en bra grupp där vi hela tiden har pratat om att vi måste hitta kompromisser. Vi har hittat ett visst mod för att tänja på praxis för regelverk och direktiv. Vi har också löst finansiering genom att investera i gemensam nytta eller till och med i någon annan organisations nytta.
Ett annat råd är att ha förståelse för att man inte är lika. Att vara en större myndighet skiljer sig till exempel mot att vara en mindre landsortsmyndighet.
- Se också metodstöd som just ett stöd, inte en tvångströja, menar Hans Ekstål.
Det han har saknat mest vid utvecklingen av verksamt.se är tid.
- Vi har varit hårt tidsstyrda. I många fall har vi fått gå genvägar. En erfarenhet är att jag nog borde ha förankrat saker tidigare i ledningen, så hade vi gjort saker ännu mer rätt från början.
Vilka har då varit de största fördelarna med verksamt.se?
- Personligen har jag haft jättekul, säger Hans Ekstål. Jag har fått en kompetens som jag har stor nytta av. Det som man lär sig av att arbeta med utveckling i framkant är en kunskap som är ganska unik. Jag har också fått ett stort nätverk.
Länkar
- Verksamt.se