Förenklad tillgång för förvaltningen till viss information ur statliga register och databaser

Rapporten handlar om att förenkla tillgången till information ur statliga register och databaser som är nödvändig för arbetet med att automatisera ärendehandläggningen.

Rapporten är en del i ett regeringsuppdrag (pdf, nytt fönster) som Verva fick i februari 2007.

I april 2008 kommer redovisningen att kompletteras med avseende på samordnad process för utvecklings- och förvaltningsprocess för begreppsmodeller. Då kommer erfarenheter kunna dras av en begreppsanalys av personbegreppet som genomförs av Skatteverket.

Vervas förslag

I rapporten till regeringen föreslår Verva att:

• Verva får uppdrag att kontinuerligt sammanställa en lista över inte tillgodosedda behov av elektronisk information som identifieras vid processanalyser. Uppdraget blir ett komplement till Vervas uppdrag om automatisering av ärendehantering.
• Regeringen tydliggör att ansvaret för att utveckla standardiserade informationstjänster, inklusive att ta fram nödvändiga begreppsmodeller, utgör en del av ansvaret för att föra ett visst register.
• Riksarkivet får uppdrag att undersöka behovet av och möjligheterna till att ta fram begreppsmodeller och definitioner av vissa förvaltningsgemensamma begrepp som till exempel ärende, dokument, handling, beslut, datum, akt, myndighet, formulär.
• Verva får uppdrag att leda och samordna ett flerårigt förvaltningsgemensamt arbete med att utveckla en samordnad process för bland annat begreppsmodeller.
• It-standardiseringsutredningens förslag om informationsutbytesansvariga och kartläggning av myndigheternas informationsutbyten omgående genomförs.
• Regeringen i instruktion uppdrar till den myndighet som ska hålla det interoperabilitets- och standardiseringskansli som föreslås av It-standardiseringsutredningen, att etablera och förvalta en katalogtjänst för offentlig information. 
• Regeringen utreder förutsättningarna för införandet av en generell lag för myndigheternas informationsutbyte som bygger på en ny begreppsmodell där integritetsaspekterna tillvaratas på ett entydigt sätt.

Automatiskt förhandsbesked

Verva anser också att det bör utredas om det i förvaltningslagen kan införas en möjlighet till ett så kallat utökat serviceläge för automatiserad kommunikation med den sökande.

Detta skulle möjliggöra införande av vissa automatiserade moment, till exempel inhämtande av uppgifter från andra myndigheter, som kan presenteras för den sökande redan under tiden denne är uppkopplad mot myndigheten.

Förfarandet skulle kunna liknas vid ett sorts automatiskt förhandsbesked utan att ett ärende har behövt initierats i formell mening.